Política de privacidad

POLÍTICA DE TRATAMIENTO, PROTECCIÓN Y USO DE LAS BASES DE DATOS DE LOS CLIENTES Y PROVEEDORES DE ABBONATO S.A.S.

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, ABBONATO S.A.S. adopta la presente política para el tratamiento, protección y uso de bases de datos personales, la cual será informada a todos los titulares existentes o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades de la empresa. De esta manera, ABBONATO S.A.S. (en adelante ABBONATO), garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre de las personas y empresas incluidas en dichas bases de datos; y le da claridad y definición a ABBONATO para el tratamiento, protección y uso de las mismas.

OBJETIVO GENERAL DE LAS BASES DE DATOS DE CLIENTES Y PROVEEDORES

  El objetivo general de estas bases de datos, es poder contar con un mecanismo que nos permita tener una comunicación efectiva con las personas y empresas consideradas como CLIENTES (los cuales pueden ser clientes actuales y/o clientes potenciales), y PROVEEDORES (de productos, servicios y demás), según el criterio de ABBONATO. La información contenida en nuestras bases de datos de CLIENTES Y PROVEEDORES es de carácter confidencial y es para el uso único y exclusivo de ABBONATO para mantener un continuo acercamiento con las personas y empresas allí existentes. De forma general, la información existente en dichas bases de datos será utilizada para los siguientes fines:
  • Envío o solicitud de información relevante respecto a productos, servicios, análisis, recomendaciones o sugerencias (técnicas o comerciales), eventos, encuestas y en general todas las
  • comunicaciones que según el criterio de ABBONATO se consideren como de posible interés para ABBONATO y/o usted o su empresa.
  • Envío o solicitud de cotizaciones de productos o servicios.
  • Para el desarrollo de las actividades propias de las negociaciones y acuerdos suscritos.
  • Para la recopilación y el posterior análisis de información tendiente a la búsqueda de las necesidades de usted o del mercado, mediante estudios técnicos, estadísticos y encuestas.
  • Para la realización de campañas publicitarias y de mercadeo.
  • Para realizar contactos tendientes a la medición del nivel de satisfacción respecto de los productos y servicios.
  • Para el envío (o solicitud) de material publicitario o promocional referente a los productos, servicios, análisis, asesorías y eventos que ofrece ABBONATO, usted o su empresa.
  • Para realizar contactos tendientes a la realización de investigaciones de mercados para mejorar los productos, procesos y servicios.

SOBRE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

ABBONATO adoptará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar la correspondiente seguridad a las bases de datos de CLIENTES Y PROVEEDORES, manteniendo su vigencia y evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. De forma general, los procedimientos internos establecen que el acceso y uso de estas bases de datos están restringidos para el uso único y exclusivo de las siguientes personas (cargos), de ABBONATO: BASE DE DATOS FISICA DE LOS CLIENTES:
  • Dirección General                                            Acceso Total
  • Dirección Comercial                                        Acceso Total
  • Contador                                                            Acceso Total
  • Asesores Técnicos Comerciales                   Acceso Parcial (Según la zona asignada)
Toda la información de los clientes deberá permanecer en la “Carpeta Física del Cliente”, la cual contiene: Formatos de Creación del Cliente + Información financiera recibida + Certificado de Cámara de Comercio + RUT + cotizaciones + historia de comunicaciones enviadas y recibidas.  Esta carpeta física estará ubicada en la oficina de la sede de ABBONATO, en un archivador bajo llave, de la cual dará custodia y manejo de manera única y exclusiva la Dirección General.  Las copias de estas llaves estarán bajo la responsabilidad y custodia de la Dirección Comercial, bajo los mismos requerimientos definidos para el custodio y responsable único. BASES DE DATOS ELECTRÓNICAS DE LOS CLIENTES:
  • Dirección General                                            Acceso Total
  • Dirección Comercial                                        Acceso Total
  • Contador                                                            Acceso Total
  • Asesores Técnicos Comerciales                   Acceso Parcial (Según la zona asignada)
Esta base de datos electrónica de los CLIENTES se encuentra ubicada en los computadores de ABBONATO, y está protegida mediante mecanismos tecnológicos para impedir la utilización de dicha información por parte de terceras personas sin autorización, y garantizando la confidencialidad de los datos.  Es de aclarar, que esta información cuenta con copia de respaldo (back up mensual de dicha información). Todas las campañas de mercadeo y ventas, o mensajes informativos o eventos de ABBONATO que involucren el envío de mensajes electrónicos de forma masiva para este grupo (e-mailing), se coordinarán a través de empresas especializadas en el tema, con la firma de documento escrito que garantice la confidencialidad y el buen uso y manejo de estas bases de datos, y que no permita la visualización de la información digital (correos electrónicos) por parte de los receptores del mensaje. Todos los mensajes corporativos de ABBONATO deberán tener el visto bueno y aprobación previa de la Dirección General o de la Dirección Comercial. BASE DE DATOS FÍSICA DE LOS PROVEEDORES:
  • Dirección General                                            Acceso Total
  • Dirección Comercial                                        Acceso Total
  • Contador                                                            Acceso Total
  • Asesores Técnicos Comerciales                   Acceso Parcial (Según la zona asignada)
Toda la información de los proveedores deberá permanecer en la “Carpeta Física del Proveedor, Contratista o Apoyo”, la cual contiene: Formato de Creación del Proveedor + Formato de Solicitud de Crédito (y pagaré) + Carta o comunicado de aprobación del crédito y condiciones + Portafolio de Servicios + Certificado de Cámara de Comercio + RUT + cotizaciones + historia de comunicaciones enviadas y recibidas.  Esta carpeta física estará ubicada en la oficina de ABBONATO, en un archivador bajo llave, de la cual dará custodia y manejo de manera única y exclusiva la Dirección General.  Las copias de estas llaves estarán bajo la responsabilidad y custodia de la Dirección Comercial, bajo los mismos requerimientos definidos para el custodio y responsable único. BASES DE DATOS ELECTRÓNICAS DE LOS PROVEEDORES:
  • Dirección General                                            Acceso Total
  • Dirección Comercial                                        Acceso Total
  • Contador                                                            Acceso Total
  • Asesores Técnicos Comerciales                   Acceso Parcial (Según la zona asignada)
Esta base de datos electrónica de los CLIENTES se encuentra ubicada en los computadores de ABBONATO, y está protegida mediante mecanismos tecnológicos para impedir la utilización de dicha información por parte de terceras personas sin autorización, y garantizando la confidencialidad de los datos.  Es de aclarar, que esta información cuenta con copia de respaldo (back up mensual de dicha información). Todos los mensajes informativos de ABBONATO que involucren el envío de mensajes electrónicos de forma masiva (e-mailing) para este grupo, se coordinarán de forma directa por los autorizados o a través de empresas especializadas en el tema, con la firma de documento escrito que garantice la confidencialidad y el buen uso y manejo de estas bases de datos. Todos los mensajes corporativos de ABBONATO deberán tener el visto bueno y aprobación previa de la Presidencia o de la Dirección General o de la Dirección Comercial.

PROCEDIMIENTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN

CARPETA FÍSICA DE LOS CLIENTES: El procedimiento definido por ABBONATO para el acceso a la información de los CLIENTES, establece que cada que se realice la entrega de una de estas carpetas físicas a una de las personas autorizadas, se deberá dejar registro físico en el “Formato de lectura, préstamo y control de carpetas de los clientes”, estableciendo claramente la siguiente información:
  • Fecha de préstamo o toma de la carpeta
  • Persona (autorizada) que toma la carpeta
  • Razón o motivo por la que se consulta la carpeta
  • Firma del Director General o Comercial como responsable del préstamo de la carpeta
  • Firma de la persona (autorizada) que toma la carpeta
  • Fecha de regreso o devolución de la carpeta
  • Firma del Director General o Comercial como responsable de que recibió físicamente la carpeta
  • Firma de la persona (autorizada) que tomó la carpeta en calidad de préstamo
Como condiciones básicas establecidas e inamovibles para el acceso a la información (y préstamo de la carpeta física), se tienen las siguientes: 1)    No se podrá sacar la carpeta física de la sede de ABBONATO sin la autorización previa y por escrito de la Dirección General o de la Dirección Comercial. 2)    No se podrán sacar fotocopias, ni escanear, ni fotografiar la información, allí contenida, sin la autorización previa y por escrito de la Dirección General o de la Dirección Comercial de ABBONATO. CARPETA FÍSICA DE LOS PROVEEDORES: El procedimiento definido por ABBONATO para el acceso a la información de los PROVEEDORES, establece que cada que se realice la entrega de una de estas carpetas físicas a una de las personas autorizadas, se deberá dejar registro físico en el “Formato de lectura, préstamo y control de carpetas de los proveedores”, estableciendo claramente la siguiente información:
  • Fecha de préstamo o toma de la carpeta
  • Persona (autorizada) que toma la carpeta
  • Razón o motivo por la que se consulta la carpeta
  • Firma del Director General o Director Comercial como responsable del préstamo de la carpeta
  • Firma de la persona (autorizada) que toma la carpeta
  • Fecha de regreso o devolución de la carpeta
  • Firma del Director General o Director Comercial como responsable de que recibió físicamente la carpeta
  • Firma de la persona (autorizada) que tomó la carpeta en calidad de préstamo
Como condiciones básicas establecidas e inamovibles para el acceso a la información (y préstamo de la carpeta física), se tienen las siguientes: 1)    No se podrá sacar la carpeta física de la sede de ABBONATO sin la autorización previa y por escrito del Director General o Director Comercial de ABBONATO. 2)    No se podrán sacar fotocopias, ni escanear, ni fotografiar la información, allí contenida, sin la autorización previa y por escrito Director General o Director Comercial de ABBONATO. CARPETAS ELECTRÓNICAS DE LOS CLIENTES Y PROVEEDORES: El procedimiento definido por ABBONATO para el acceso a la información electrónica de los CLIENTES Y PROVEEDORES, establece que cada persona autorizada tendrá una clave de acceso, bajo la cual, podrá visualizar los CLIENTES y/o PROVEEDORES a los cuales se tenga acceso según corresponda.

ACLARACIONES GENERALES

Todas las personas autorizadas por ABBONATO para la consulta, manejo, administración, actualización, uso, o que por cualquier razón especifica tengan acceso a la información contenida en las “Bases de Datos de Clientes y Proveedores”, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros ninguna información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones.  Esta obligación persiste y se mantendrá vigente inclusive hasta un (1) año después de finalizada su relación laboral con ABBONATO. En principio, ABBONATO NO ésta interesada ni pretende realizar la transferencia y transmisión hacia el exterior (mercado internacional), de ninguna información personal o empresarial contenida en sus bases de datos.  En caso de llegar a ser requerida, ABBONATO ubicará de forma específica a la persona o empresa y solicitará su correspondiente autorización, con excepción de los casos donde la ley colombiana así lo defina. De igual forma, en principio, todas las negociaciones de ABBONATO se realizan con personas mayores de edad (mayores de 18 años para Colombia), razón por la cual, todas estas políticas aplican para éste tipo de personas.  Personas menores de edad, tendrán un manejo único y diferente a definir de manera específica y bajo un documento escrito firmado por las partes según sea el caso.

MARCO LEGAL DE ESTA POLÍTICA

El marco legal de esta política se establece a partir de la siguiente legislación colombiana:
  • Constitución Política, artículo 15.
  • Ley 1266 de 2008
  • Ley 1581 de 2012
  • Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010,
  • Decreto Reglamentario 1377 de 2013

MANIFESTACIÓN DE LA ACEPTACIÓN Y AUTORIZACIÓN PARA ESTAR INCLUIDO EN LA BASE DE DATOS DE CLIENTES Y PROVEEDORES DE ABBONATO

Para el caso específico de las carpetas físicas de los CLIENTES y PROVEEDORES de ABBONATO, el solo hecho de haber suministrado la información básica requerida para catalogarlo como tal (Formato de creación del cliente y Formato de creación del proveedor), es la manifestación expresa de su autorización, tal cual lo expresa el mismo documento de creación. De igual forma y según el procedimiento interno de ABBONATO, en los casos en los cuales NO se cuente con dicha autorización expresa, el personal de ABBONATO responsable del CLIENTE o PROVEEDOR, le enviará por correo electrónico o físico (según el caso), un comunicado creado por el área jurídica de ABBONATO denominado: “Ley de protección de datos personales”, en el cual se explica de forma resumida y clara a cada uno de los CLIENTES y PROVEEDORES lo definido en esta política. Al final de este comunicado, se especifica clara y textualmente lo siguiente: “Si no recibimos ninguna comunicación por su parte dentro de los próximos treinta (30) días contados a partir del envío de este comunicado, usted y su empresa, seguirá siendo parte de nuestros “contactos preferenciales” perteneciendo a nuestra base de datos”. Con lo cual, en caso de NO recibir ningún mensaje de parte de los CLIENTES o PROVEEDORES, manifestando su deseo de ser retirados, se valida la manifestación de aceptación y autorización para estar incluido en la base de datos de ABBONATO. Adicionalmente, y dado que todas las personas, como titulares de sus datos personales, podrán ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir en cualquier momento dicha información; ABBONATO ha habilitado un correo electrónico específico para recibir las comunicaciones y mensajes asociados, y proceder en la dirección indicada.  El correo electrónico exclusivo es: gestion@abbonato.com.co Para el caso específico de las bases de datos electrónicas de CLIENTES y PROVEEDORES de ABBONATO, el solo hecho de contar con una tarjeta de presentación personal o un mensaje electrónico recibido de parte de la persona o empresa, donde se requiera información y permita el envío de información por el mismo medio, será la manifestación (tácita o expresa) de su autorización. De igual forma y según el procedimiento interno de ABBONATO, el personal de ABBONATO responsable del CLIENTE o PROVEEDOR, le enviará por correo electrónico, el comunicado creado por el área jurídica de ABBONATO denominado: “Ley de protección de datos personales”, en el cual se explica de forma resumida y clara a cada uno de los CLIENTES y PROVEEDORES lo definido en esta política.

VIGENCIA Y DISPOSICIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LAS BASES DE DATOS DE CLIENTES Y PROVEEDORES

CARPETAS FÍSICAS DE CLIENTES: ABBONATO establece como CLIENTES ACTIVOS a aquellos CLIENTES que en los últimos cinco (5) años han tenido relaciones comerciales (cotizaciones o ventas) con la empresa. Para estos CLIENTES ACTIVOS, ABBONATO mantendrá la carpeta física en el archivador definido para los clientes activos, en el sitio definido. Para los clientes NO ACTIVOS, ABBONATO mantendrá la carpeta física en el archivador definido para los CLIENTES NO ACTIVOS. Se aclara que un CLIENTE NO ACTIVO, podrá volver a ser un CLIENTE ACTIVO en cualquier momento, con tan solo reactivar la relación comercial (cotizaciones o ventas con ABBONATO). Adicionalmente, ABBONATO establece que las carpetas físicas de los CLIENTES NO ACTIVOS se guardarán hasta por un periodo de cinco (5) años en el archivador de CLIENTES NO ACTIVOS, y de forma posterior, se destruirá dicha información mediante el uso de la trituradora de papel y su disposición en la bolsa de material reciclable; trabajo que realizará la Dirección General. CARPETAS FÍSICAS DE PROVEEDORES: ABBONATO establece como PROVEDORES ACTIVOS a aquellos PROVEEDORES que en los últimos tres (3) años han tenido relaciones comerciales (cotizaciones o ventas) con la empresa. Para estos PROVEDORES ACTIVOS, ABBONATO mantendrá la carpeta física en el archivador definido para los proveedores activos, en el sitio definido. Para los PROVEDORES NO ACTIVOS, ABBONATO mantendrá la carpeta física en el archivador definido para los PROVEDORES NO ACTIVOS. Se aclara que un PROVEDORES NO ACTIVO, podrá volver a ser un PROVEDORES ACTIVO en cualquier momento, con tan solo reactivar la relación comercial (cotizaciones o ventas con ABBONATO). Adicionalmente, ABBONATO establece que las carpetas físicas de los PROVEDORES NO ACTIVOS se guardarán hasta por un periodo de tres (3) años en el archivador de PROVEDORES NO ACTIVOS, y de forma posterior, se destruirá dicha información mediante el uso de la trituradora de papel y su disposición en la bolsa de material reciclable; trabajo que realizará la Dirección General. INFORMACIÓN ELECTRONICA DE CLIENTES Y PROVEEDORES NO ACTIVOS: ABBONATO establece que la información electrónica de los CLIENTES NO ACTIVOS y PROVEDORES NO ACTIVOS se mantendrá almacenada (guardada) hasta por un periodo de cinco (5) años; periodo posterior al cual, está será eliminada de forma manual por parte de la Dirección General (para los CLIENTES NO ACTIVOS, y para los PROVEEDORES NO ACTIVOS). La presente política rige a partir del 01 de octubre de 2016, pero se aclara que se mantienen vigentes los mecanismos y/o procedimientos aplicados de manera previa, los cuales se tendrán que ir ajustando en el plazo de 1 año (01 de octubre de 2017) a estas nuevas políticas.   CAROL ANDREA ACEVEDO A. Abbonato S.A.S. Directora Genera   ABBONATO S.A.S., se reserva el derecho de actualizar, ajustar o modificar esta política en cualquier momento, publicando las correspondientes modificaciones y cambios en su página web: www.abbonato.com.co
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